Спасибо за быстрый ответ в деловой переписке

Привет! Меня зовут Марина Могилко, я кофаундер LinguaTrip.com. Живу и работаю в США больше пяти лет. За эти годы я отправила тысячи деловых писем на английском инвесторам, предпринимателям и другим интересным людям, поэтому успела набить в этом деле руку. В статье хочу поделиться списком из 82 фраз, которые ускорят процесс написания емейлов и помогут избежать ошибок.

Ведение деловой переписки на английском — важный навык, который придётся освоить, если вы работаете в иностранной компании или общаетесь с зарубежными партнёрами. Пригодится этот навык и при поступлении в зарубежный университет.

Большинство деловых писем пишут по шаблону. Не нужно бояться использовать клише и стандартные фразы — это признак хорошего тона, уважения к адресату и достойного образования.

В деловых письмах желательно соблюдать структуру:

• Greeting (Приветствие)
• Opening (Вступление)
• Main part (Основная часть)
• Ending (Заключение)
• Farewell (Прощание)

Что именно писать в каждом из разделов, расскажу далее.

Как начать деловой емейл

Начало письма значит больше, чем вы думаете. Например, в емейлах при отклике на вакансию неправильное приветствие может выставить вас в плохом свете или даже стоить вам собеседования. Чтобы не показаться некомпетентным, используйте проверенные способы начать письмо.

Если обращаетесь к одному человеку

Формально (к боссу, заказчику, клиенту, партнёру):

Неформально (к коллегам):

Чтобы показать своё уважение и почтение к адресату, используйте формальные приветствия Dear + фамилия. Когда пишете женщине, используйте обращение Ms (Мисс), если не знаете, замужем она или нет.

Когда пол получателя неизвестен или имя сложное (например, человек другой национальности, и неясно, где имя, а где фамилия), обращайтесь к нему по полному имени:

Если письмо менее формальное, используйте конструкцию Hi/Hello + имя. Это просто, дружелюбно и прямо. Знать имя собеседника важно: люди ценят, когда вы обращаетесь к ним по имени, это показывает, что вы разговариваете напрямую с ними. Если начинать письмо с простого Hello, у адресата может сложиться впечатление, что вы отправляете один и тот же емейл нескольким людям.

Если обращаетесь к группе лиц

• Dear all/colleagues, — Уважаемые коллеги,
• Hi everyone, — Всем привет,
• Hi there, — Всем привет,

Если не знаете имя собеседника или пишете на общий адрес вроде [email protected]

В английском, как и в русском, после приветствия можно поставить запятую, однако это необязательно. Восклицательный знак ставить не следует — это придаёт письму чрезмерную эмоциональность.

Как не стоит начинать письмо

❌ Hey, Mark! Hiya! Aloha! — Эй, Марк! Здорово! Алоха!

Оставьте это для своих друзей и близких коллег. В деловой переписке это приветствие выглядит чересчур неформальным и даже может показаться неуважительным.

❌ To whom it may concern, — Уважаемые дамы и господа, (досл. Всем, кого это касается)

Когда-то с этой фразы начинали письма, если не знали адресата. Теперь это выражение устарело. Не ленитесь и разузнайте информацию. Если пишете HR-менеджеру или кому-то конкретно в компании, постарайтесь найти имя этого человека: погуглите, загляните на сайт. Если не получается, напишите в приветствии:

✅ Dear Hiring Manager, — Уважаемый HR-менеджер,

✅ Dear LinguaTrip Team, — Дорогая команда LinguaTrip,

В Кремниевой долине особая атмосфера: все расслаблены, дружелюбны и не заморачиваются длинными формальными фразами. Знакомишься с человеком и с ходу обращаешься к нему: «Hi Mark. Nice to meet you». Даже если пишете важное письмо в инвестфонд, можно смело использовать Hi, а не начинать его с Dear Sir/Madam. Но всё зависит от индустрии и культуры.

Вступление

После приветствия вам нужно представиться или напомнить адресату, кто вы, если вы общались ранее. Даже если в графе «От кого» указаны ваши имя и фамилия, вашему собеседнику это может ни о чём не говорить.

Если вы уже ведёте переписку и хотите поблагодарить собеседника за предыдущие письма:

• Thank you for contacting us. — Спасибо, что связались с нами.
• Thank you for your prompt reply. — Спасибо за ваш быстрый ответ.
• Thanks for getting back to me. — Спасибо, что ответили мне.
• Thanks for your email. — Спасибо за ваше письмо.
• Thanks for the update. — Спасибо за новости.

Спасибо, что связались со службой поддержки Google. Надеемся, мы решили вашу проблему и вы остались довольны.Пожалуйста, найдите несколько минут и пройдите короткий опрос ниже про ваш опыт использования наших продуктов, чтобы мы могли улучшить наш сервис.

А если вы ранее созванивались или встречались с собеседником, пригодятся следующие фразы:

• Thanks for your phone call this morning. — Спасибо за звонок этим утром.
• Thanks for attending the meeting. — Спасибо, что присутствовали на встрече.

Спасибо, что нашёл время для встречи со мной сегодня. Я почерпнул много из твоих предложений. Я получил удовольствие от нашей встречи и надеюсь увидеться вновь.

Пишем основную часть делового емейла

В теле письма введите собеседника в курс дела и опишите свою проблему, запрос или предложение. Ниже я привела конкретные ситуации и примеры фраз, которые можно использовать для деловой переписки.

Сообщаем цель письма

Расскажите, почему вы пишете это письмо.

Апдейт по статусу проекта или задачи

Боссы и вышестоящее руководство часто просят держать их в курсе дела и с определённой периодичностью сообщать новости по задаче или проекту. Вот полезные фразы, чтобы отчитаться:

Запрашиваем информацию

Если вам нужно попросить о чём-либо собеседника, используйте модальные глаголы.

Договариваемся о планах

• I’m available on Friday at around 1 pm. Is it convenient for you? — Я свободен в пятницу около 13:00. Вам подойдёт это время?
• I’d like to meet on Monday at 10 am if you are available/free then. — Я бы хотел встретиться в понедельник в 10 утра, если вы свободны.

Из-за непредвиденных обстоятельств я вынужден отменить нашу встречу, назначенную на четверг. Прошу прощения за предупреждение в последний момент и за возможные неудобства. Буду счастлив назначить другую встречу в удобное для всех время.

Обращаемся за уточнениями и разъяснениями

Не бойтесь переспрашивать, если вам что-то показалось непонятным. Лучше уточнить, чем, не разобравшись, допустить ошибку.

Сообщаем плохие новости

Сообщать плохие новости по электронной почте всегда непросто. Но иногда нужно написать отказ или принять решение не в пользу собеседника, и об этом ему нужно вежливо сообщить.

После этих фраз обязательно объясните причину отказа. Например:

А если вы хотите написать менее формальный отказ и показать, что вы сделали всё возможное, чтобы помочь человеку, используйте следующие фразы:

Спасибо за ваш недавний отклик и за проявленный интерес к карьерным возможностям в команде The Team. Жаль, что мы не можем сообщить новости получше, но после тщательного изучения вашего резюме мы решили продолжить работу с другими кандидатами, чей опыт лучше соответствует требованиям этой должности. Мы желаем вам удачи в поиске работы и в ваших профессиональных начинаниях.

Сообщаем хорошие новости

В деловой переписке лучше избегать эмоционального окраса, даже когда сообщаете хорошие новости. Обойдитесь без кучи восклицательных знаковов и смайликов.

Пишем жалобу

Когда вы хотите выразить своё недовольство к ситуации или подать жалобу, также старайтесь избегать слов с лишним эмоциональным окрасом.

Подробно опишите проблему и предоставьте детали, чтобы адресат быстрее сориентировался и смог предоставить вам достойный ответ.

Приносим извинения

• We would like to apologize for any inconvenience caused. — Приносим извинения за доставленные неудобства.
• I’m sorry for the delay. — Извините за задержку.

Если вы по какой-либо причине слишком долго отвечали на письмо, не акцентируйте внимание на этой задержке, а поблагодарите собеседника за ожидание.

❌ Sorry for the late response. — Извините за поздний ответ.

✅ Thanks for your patience while I waded through my inbox. — Спасибо, что проявили терпение, пока я разбирал папку со входящими письмами.

Прикрепляем вложение и даём ссылки на документы

Когда необходимо отправить вложения или дополнительную информацию, запомните несколько примеров того, как это сделать:

• I’m sending you FILE as a pdf file. — Отправляю вам ФАЙЛ в pdf-формате.
• I’ve attached FILE for your review/approval. — Прикрепляю ФАЙЛ для вашего ознакомления/одобрения.
• Here’s the document that you asked for. — Вот документ, который вы запрашивали.

Привет, Генри. Прикрепляю цены на пакеты фото по вашему запросу!

Как закончить деловой емейл

Предлагаем собеседнику обратиться за дополнительной информацией:

• If we can be of any further assistance, please let us know. — Если мы можем вам помочь, дайте нам знать.
• If you require any further information, feel free to contact me. — Если вам потребуется дополнительная информация, свяжитесь со мной.
• Please do not hesitate to contact me. Please feel free to contact me. — Пожалуйста, не стесняйтесь обращаться ко мне.
• Let me know if you need any help. — Дайте мне знать, если вам нужна какая-либо помощь.

Когда нужна обратная связь от собеседника:

Когда вы хотите, чтобы адресат присылал вам обновления по проекту/задаче:

Иногда адресата нужно поторопить, потому что дедлайн уже скоро или вовсе прошёл, а ответ запаздывает. Тогда напишите:

Тон у этой фразы серьёзный, поэтому учитывайте контекст, чтобы не показаться сердитым без причины.

Будьте осторожны с этими фразами:

❗ Thanks in advance. — Спасибо заранее.

❗ Looking forward to hearing from you. — Жду вашего ответа.

Они выглядят приветливо и вежливо, но есть подвох — их можно истолковать как «я ожидаю от вас, что вы это выполните» и «не вздумайте оставить сообщение без ответа», то есть как проявление пассивной агрессии. Если не уверены, что эти фразы поймут правильно, используйте призыв к действию:

✅ Would you please let me know if you’ll be able to do so? — Дадите мне, пожалуйста, знать, сможете ли вы это выполнить?

✅ Please let me know if that’s okay/ if that is acceptable to you. — Пожалуйста, дайте знать, если вас это устраивает.

Прощаемся

Наконец вам нужно попрощаться. В деловых письмах нельзя просто отправить Bye! (Пока!) или See you later! (Увидимся позже!). Вот несколько вариантов, как закончить формальное и неформальное письмо.

Формально

Самое распространённое прощание в деловой среде. Подойдёт для писем заказчикам и клиентам.

Формальное прощание в американском варианте, которое всегда будет к месту.

Прощание в британском английском, которое используют в письмах, когда собеседники знакомы лично.

Ещё одно британское прощание для писем собеседнику, с которым не знакомы лично.

Неформально

• Best wishes — С наилучшими пожеланиями
• All the best — Всего наилучшего

Менее формальные прощания, чем Best regards. Подойдут, если вы уже давно знаете собеседника.

Можно использовать в письмах коллегам, которых хорошо знаете. Подходит также брендам, у которых дружелюбный неформальный стиль общения.

Обращайте внимание, в какое время вы отправляете емейл, и помните о часовых поясах, если переписываетесь с человеком из другой страны.

Как нельзя прощаться

❌ Love. Hugs. XOXO. — С любовью. Обнимаю. Целую.

Оставь эти прощания для семьи и близких друзей. Они достаточно неформальны и не подходят для деловой переписки.

❌ Thx. Rgrds. — Спасибо. C уважением.

Это формат для мессенджеров, а не для емейлов. Деловая переписка не любит сокращений. Исключения — аббревиатуры вроде ASAP (As soon as possible — Как можно скорее) и FYI (For your information — К вашему сведению).

Меня зовут Майлс Мёрфи. Я новый директор по маркетингу в XYZ в Нью-Йорке. Рад работать с вами. Планирую двухдневный визит в октябре, чтобы встретиться с вами и всей командой в Токио. Когда вам будет удобно? Вот мои свободные даты: 1–2 октября, 8–9 октября, 13–14 октября. Повод: 1. Финализировать февральский выход XYZ Mobile в Японии. 2. Подготовить локализацию на японский. 3. Договориться о рекламных кампаниях в интернете и на ТВ. Жду вашего ответа.

Если вы выучите фразы выше, сможете составлять деловые письма как конструктор и сведёте к минимуму количество неловких моментов, в которые вам придётся краснеть, потому что вы написали что-то не то. Но лучше не просто заучивать фразы, а подтягивать общий уровень владения языком. Так вы сможете сами писать просто, понятно, по делу и с собственными формулировками.

Рабочая переписка понемногу меняется: становится всё меньше тех, кто желает «доброго времени суток», пишет слово «Клиент» с заглавной буквы и грузит собеседников «реализацией осуществления деятельности».

Но деловые письма до сих пор кишат паразитами вежливости, которые во многих компаниях являются чуть ли не стандартом уважительного тона. Люди используют их с добрыми намерениями, но зачастую получают обратный эффект.

Дисклеймер

Избыточная вежливость в письмах точно не разрушит ваш бизнес, но без неё можно быстрее достучаться до собеседника и построить нормальные человеческие отношения с партнёрами. Само собой, мир большой и разный, а в этой статье — только мои личные наблюдения и мысли. Поэтому если ваш деловой опыт противоречит тезисам ниже, поделитесь в комментариях: будет полезно мне и читателям.

«Удалось ли ознакомиться»

Чаще всего эта фраза идёт в ход, когда нам нужно напомнить человеку, что мы ему что-то показали и ждём какой-то реакции. Прямой вопрос звучал бы так:

Я вам КП отправил неделю назад, чего молчите?

Звучит не очень, надо бы поделикатнее. Поэтому мы вспоминаем «удачное» вежливое клише и формулируем вопрос иначе:

Владислав, добрый день. Удалось ли ознакомиться с коммерческим предложением?

Проблема этого вопроса — в самом значении слова «удалось». Открыть презу и посмотреть — элементарное дело, и потерпеть неудачу тут попросту невозможно. Сам собеседник никогда не скажет: «Не удаётся ознакомиться, спасите-помогите».

Есть куча причин, почему нам могли не ответить:

• было некогда или неохота посмотреть;
• было некогда или неохота написать ответ;
• письмо улетело в спам;
• предложение не годится;
• предложение супер, но лежит на согласовании у директора;
• человек просто уехал в Турцию кататься на банане;
• что угодно ещё.

Но отсутствие ответа точно не связано с тем, что кому-то «не удалось ознакомиться». Поэтому если наш собеседник способен пить воду из стакана и не промахиваться мимо головы, то вопрос «удалось ли» выглядит издевательским.

Особая разновидность этого вопроса: «Получили ли файл во вложении?» В 2021 году письмо с файлом или уходит, или возвращается с ошибкой «Не доставлено». Наш собеседник прекрасно это знает, поэтому такой вопрос означает одно из двух.

• Либо мы не в состоянии понять, что случилось с нашим предыдущим письмом.
• Либо мы допускаем, что человек письмо получил, а PDF-файл потерял.

Поэтому если мы от кого-то что-то ждём, то чаще всего лучше спросить прямо, без неловких реверансов. В идеале объяснить, отчего нам так не терпится получить ответ:

Владислав, здравствуйте. На прошлой неделе присылал вам проект и смету. Сейчас как раз планируем загрузку цеха на ноябрь, поэтому хотел спросить: как вам наш план, проходим ли по цене?

Тон и содержание зависят от контекста. Иногда лучше вообще не писать, а позвонить. Иногда можно упомянуть промежуточные договорённости: «Планировали с вами обсудить в начале недели: сегодня будет удобно?» Но вслух предполагать, что собеседник мог не осилить предыдущее сообщение — плохая идея.

«Спасибо за вопрос»

Благодарят обычно за полезные дела или за добрые слова. Вопрос: «Когда пришлёте накладные?» не делает нас счастливее и не открывает для нас новые преимущества. Автор вопроса это знает: ему нужна не благодарность, а ответ по делу или конкретное действие. Поэтому лакейское «спасибо» выглядит по меньшей мере странно.

Андрей, спасибо за вопрос. Ваши накладные ещё не готовы.

Особый случай — «спасибо» в конце каждого письма, вне зависимости от его содержания. Это довольно крепкая традиция, но от неё можно смело отходить. А то порой получается вот так:

Андрей, к сожалению, мы сможем отгрузить вам новогодние ёлки только после 3 января, т.к. ваша бухгалтерия не оплатила счёт. Спасибо!

Есть важное исключение. Если автор вопроса запустил полезное обсуждение и помог делу, то можно (и даже нужно) поблагодарить. Тем более, когда в чате или в копии письма есть люди, которым следовало бы увидеть переписку, чтобы не наделать ошибок и не упустить возможности.

Андрей, спасибо за вопрос: мы и правда не описали в ТЗ этот сценарий, а он вполне вероятен. Ответил ниже, а техзадание обновим в течение часа.

«Вы наверняка обратили внимание»

Комичность этой фразы в том, что если мы на что-то указываем, значит кто-то упустил это из виду, но при этом само высказывание несёт противоположный смысл. А возникает оно в письмах потому, что мы не хотим сильно обидеть собеседника, прямо указывая на то, что у него были все шансы найти нужную информацию без нашей помощи.

Павел, вам прислали презентацию, смотрите слайд 52 — там всё написано.

Писать так — вроде как некрасиво, но если очень хочется указать на невнимательность человека, то начинается маскировка недовольства с помощью дипломатических тряпок.

Павел, вы наверняка обратили внимание, что на слайде 52 описана схема поставки. Отгрузка на складе получателя производится в по будням с 9 до 18.

«Так и быть, растяпа, отвечу тебе, но впредь смотри внимательнее». В этот момент мы тоже тыкаем человека носом в источник, который он по каким-то причинам не выучил наизусть. И если это делается более вежливо и замысловато, человеку не становится легче.

Если же мы не хотим никого стыдить, а хотим помочь собеседнику решить вопрос, то указывать на источник лучше справочно, в конце, или вообще этого не делать. И совсем не обязательно подмечать, что человек имел дело с нашей презентацией раньше: вполне вероятно, он вспомнит об этом сам.

Павел, товар на Удельный проспект можем привезти в любой будний день с 9 до 18, а в выходные вы можете забрать заказ с нашего склада в те же часы: в этом случае водителю нужно взять доверенность и паспорт.

«Надеюсь на сотрудничество»

Долгосрочное, продуктивное, взаимовыгодное сотрудничество (каким оно только ни бывает в письмах!) — это всегда результат кучи разных факторов, но только не наших надежд.

Как говорил один спортсмен: «Ваши ожидания — это ваши проблемы». Возможно, звучит слишком категорично, но для клиентов и лидов наши мечты о крепком партнёрстве не несут никакой ценности. Напротив: они могут отвлекать от действительно важных оснований для принятия решения.

Как и все паразиты вежливости, это клише используется с добрыми намерениями: нам нужно как-то завершить письмо, и такое светлое напутствие может показаться подходящим финалом. Хорошая новость в том, что его можно заменить на спокойный и предметный CTA.

Одно дело — понадеяться:

Мы знаем, как вывести ваш бизнес на новые, ранее недосягаемые высоты и увеличить конверсию примерно в 62 раза. Надеемся на долгосрочное партнёрское сотрудничество!

Другое дело — показать, что у нас есть план:

Мы провели аудит сайта и придумали, как сделать продукт понятным за первые 10 секунд и снизить показатель отказов: усилим УТП, выделим три надёжных аргумента, заменим визуал, уберём лишние блоки. Вот план работ и сроки: давайте обсудим при встрече.

Первый пример нарочито дурацкий, а второй небрежный и упрощённый. Но они подчёркивают важное правило: собеседника убеждают не благие ожидания, а конкретика и разумные аргументы.

«С уважением»

80-90% писем заканчиваются этой фразой, за которой следует подпись. Но для человека, который не первый год ведёт нормальную деловую переписку, эти слова заведомо не могут иметь никакой ценности. Просто потому, что он видел их много раз в очень разных письмах: в том числе в тех, где уважением даже не пахло.

Инна, с этим вопросом обращайтесь в отдел претензий, а не в отдел продаж. Всего доброго.

Но если наша задача — поддерживать нормальный контакт и развивать не только деловые, но и человеческие отношения с партнёром, то толку от этой фразы скорее всего не будет. В конце концов, уважение к человеку выражается в содержательной пользе письма, а не в подписи.

Никогда не заканчиваите электронное письмо словами «Thanks in advance”. В написании электронных писем есть тенденция, обращаясь к кому- то с просьбои на англииском языке, заканчивать послание словами «Thanks in advance.» (“Заранее спасибо.”) или и того хуже с восклицательными знаками «Thanks in advance!!!“.

Уверена, что для многих, а тем более для англоговорящих людеи, это граничит с оскорблением.

Что вы хотите сказать, когда употребляете такую фразу? «Thank you» — это выражение благодарности, признания того, что кто-то что-то сделал. За пределами электроннои переписки вы говорите это слово после или во время совершения деиствия, за которое вы благодарны, а не параллельно с тем, когда вы просите кого- то что-то сделать. В устнои речи слово «Thank you» обычно вскоре следует за просьбои, потому что деиствие, о котором вы попросили, выполнили или, как минимум, выразили согласие выполнить это деиствие.

Однако в мире электроннои переписки это не так. Когда вы в электронном послании просите кого-то что-то сделать, к тому времени, как адресат дочитает письмо, он еще не сделал того, о чем вы просите, и даже не выразил на это своего согласия. Таким образом, «Thanks in advance!» (“Спасибо заранее!”) предшествует любому деиствию или ответу со стороны того, кого просят. В реальном мире это выглядит подобно тому, как если бы вы обратились к официанту: ”Could you bring me another drink, please. Thanks in advance!” (Будьте добры еще один напиток. Заранее спасибо!) или попросили мужа или жену купить хлеб по дороге домои и при этом сказали: «Thanks in advance!» еще до того, как они согласились или что-то ответили. Подозреваю, что при таком подходе вы не получите ни хлеба, ни воды. Таким образом, заранее говоря «Thank you!», вы несправедливо ограничиваете взаимодеиствие, предполагая, что адресат точно сделает то, о чем его просят еще до того, как он выразил свое согласие.

Еще одна проблема с этои фразои в том, что она подразумевает, что вы уже выполнили свои долг и поблагодарили человека, и вам не надо уже выражать благодарность тогда, когда он деиствительно сделает то, о чем вы его попросили. Это еще один способ несправедливо ограничить взаимодеиствие и заставить получателя почувствовать себя обманутым.

Естественно, те люди, которые пишут: «Thanks in advance!», не пытаются обидеть или выступить слишком высокомерными, но воспринимается это именно так (особенно носителями английского языка). Вместо этого попробуите использовать какои-нибудь из этих вариантов:

• I really appreciate any help you can provide. — Я очень ценю любую помощь, которую вы можете оказать.

• I will/would be grateful if you can send me this information. — Буду благодарен, если вы сможете прислать мне эту информацию. «Would» — звучит еще вежливее чем «will»• Many thanks for considering my request. — Большое спасибо за внимание к моеи просьбе. Таким образом вы признаете, что благодарны получателю даже за то, что он прочел ваше письмо.

• Thank you for any help you can provide in this situation. — Спасибо за любую помощь, которую вы можете оказать в даннои ситуации.

Просто оставьте «in advance» в покое. И всегда благодарите человека после того, как он выполнил то, о чем вы попросили, или даже просто рассмотрел вашу просьбу и сказал, что это невозможно. Может быть, это кажется мелочью, но правильно выраженная благодарность приносит хорошие плоды.

30 полезных фраз, необходимых для составления удачных деловых писем на английском языке

Подпишись, чтобы не пропустить свежие статьи!

НАДО ЛИ ПИСАТЬ В ПИСЬМЕ ФРАЗУ ЗАРАНЕЕ БЛАГОДАРЕН

В деловой переписке лучше никогда не употреблять фразы «заранее благодарен», «заранее спасибо». То есть в деловом письме никогда нельзя заранее благодарить адресата.

Эта фраза может вызвать у адресата отторжение. Так как он может подумать, что вы его принуждаете согласиться с вашим предложением.

Также подобный речевой оборот не соответствует нормам деловой этики. Словами «заранее благодарен», «заранее спасибо» вы вызовете у адресата недоумение. То есть он может предположить:

1) что ему приказывают что-то сделать. Следовательно, адресат может посчитать, что его заставляют сделать то, что выгодно другому, но не ему. То есть его уже заранее благодарят, вынуждая соответствовать этой благодарности.

2) Также  адресат может подумать, что если он исполнит просьбу его больше не собираются благодарить.

3) Или, получатель письма может посчитать, что его заранее благодарят, чтобы попросить еще о чем-то.

Фразой «заранее благодарен» очень часто злоупотребляют в электронной переписке. Но вы никогда в деловом письме не используйте эту фразу. Так как такая фраза только сократит взаимодействие между вами и адресатом.

КАКИМИ ФРАЗАМИ ЗАКОНЧИТЬ ДЕЛОВОЕ ПИСЬМО

Если вы хотите выразить благодарность, то закончите фразы деловых писем словами благодарности. Ведь когда мы благодарим, мы вызываем у получателя письма симпатию.

Но как упоминалось выше, нельзя писать фразу «заранее благодарен». Так как эти слова получатель письма может интерпретировать, как принуждение. Следовательно, слова «заранее благодарен» могут вызвать у адресата неприятие. А правильная конструкция с этим словом или замена на похожие смысловые слова вызовут у него положительный отклик.

Вот некоторые письма примеры с выражением благодарности:

____________________Просьба о финансовой помощи_____

Уважаемый Имя Отчество,

Благотворительный фонд «Подари жизнь» проводит сбор средств для помощи детям с сердечными заболеваниями.

Искренне просим Вас оказать нашему фонду посильную денежную помощь до 1 миллиона рублей. Так как этой суммы не достает для отправки на лечение в Германию 10 больных детей.

Сердечно благодарим Вас за многолетнее содействие нашему фонду и неравнодушие к судьбам нуждающихся людей. Надеемся на Вашу помощь в лечении граждан нашей страны.

Просим Вас принять участие в благотворительной акции «Соберем ребенка в школу». А также рассмотреть вопрос о выделении выпускаемых Вами школьных принадлежностей для проведения благотворительной акции. Акция будет проходить 25 июня 2017г. в 17-00 по адресу: г. Алматы, ул. Новая, 28/70.

Будем очень признательны Вам, если Вы сообщите нам о возможности Вашего участия в срок до 12 июня 2017 г.

____________________Письмо подтверждение 1_______________________

Уважаемый Имя Отчество ,

АО «LINGUA» подтверждает получение товара в необходимом количестве и благодарит Вас за быстрое выполнение заказа.

Уважаемый Имя Отчество,

Примите самые искренние поздравления от всего нашего коллектива.Мы верим, что под Вашим руководством наша компания способна выстоять в любых непредвиденных обстоятельствах.

От всей души благодарим Вас за поддержку и желаем Вам благополучия и крепкого здоровья.

Прошу Вас рассмотреть мое резюме на вакансию бухгалтера/заместителя главного бухгалтера в Вашей компании.              Буду рада получить от Вас приглашение на собеседование.Готова предоставить любую необходимую дополнительную информацию для рассмотрения моей кандидатуры.

__________________________Письмо подтверждение 2______________

Настоящим мы подтверждаем свое согласие на установление партнерского сотрудничества с Вами.

Выражаем свою готовность к подписанию с Вами всех необходимых документов. И надеемся на плодотворные доверительные взаимоотношения с Вами.

Видео

https://youtube.com/watch?v=WxBdSVBgvHU%3Fwmode%3Dopaque

Полезные советы по оформлению финала письма

Продумайте активную часть финала. Напишите в заключении сообщения о следующих шагах в максимально понятной для получателя форме. Четкие формулировки позволят Вам удерживать инициативу в переписке и будут способствовать быстрому получению ответа на Вашу просьбу, запрос информации и т. д.

Пишите максимально понятно. Разъясните получателю, какие действия он должен предпринять после получения письма. Неудачный вариант, когда адресат, прочитав сообщение, вынужден сам додумывать, чего же от него хотят. Активная часть финала обязательно должна отвечать на вопросы:

• каким будет следующий шаг (указание на действие);
• когда нужно выполнить действие (обозначение сроков).

В этих примерах активная часть сформулирована правильно:

• Прошу прислать скорректированный вариант договора 15 июля до 18:00 включительно. Прошу обращаться при возникновении вопросов.
• Пожалуйста, продумайте возможные пути решения проблемы с дефицитом кадров. Жду ваши предложения до конца недели (до 17:00 в пятницу).

Соблюдайте баланс между частями финала. Важно помнить, что имиджевая составляющая отлично работает на создание положительного настроя при прочтении, но может размывать цель, снижать действенность сообщения. Готовые позитивные клише не настраивают адресата на оперативный ответ. Именно поэтому не стоит в качестве финальной фразы использовать стандартное «Спасибо, что обратились в нашу компанию!». Заключение должно быть более активным, призывающим к действию.

Откажитесь от шаблонных подписей. Нельзя забывать о том, что имиджевая составляющая должна быть созвучна теме сообщения. Если одна и та же фраза всегда используется в качестве шаблона для блока подписи, она не всегда может соответствовать контексту переписки. В таком случае имиджевая составляющая перестает выполнять свое назначение.

Соблюдение рамок

Для того чтобы поддерживать разговор в деловом формате, необходимо соблюдать рамки. Вы можете общаться на любую тему со своим работодателем или подчиненным при условии, что эта тема касается работы. Если же затрагиваются личные вопросы, происходит нарушение границ.

В деловой переписке нужно проявлять уважение и не принято обсуждать личную жизнь, секс, питание и увлечение. Не стоит также акцентировать внимание на физической форме собеседника, если вы не являетесь тренером по фитнесу.

Безусловно, часто происходит так, что между коллегами завязывается крепкая дружба, но дружить и обсуждать личные темы необходимо строго в нерабочее время. Для того чтобы не смешивать деловую переписку с личной, следует:

• Не желать хороших выходных и не интересоваться, как человек планирует провести или провел отпуск.
• Не обсуждать выпивку, еду и хобби. Исключением может быть плановый выезд на природу всем коллективом.
• Не обсуждать людей, их внешний вид, стиль и манеру поведения.

Теги

Составление делового письма – это целое искусство, а тот, кто в полной мере им владеет, знает, какие слова нужно подобрать, чтобы быть одновременно прямолинейным, деликатным, вежливым и при этом продемонстрировать свой профессионализм. В сегодняшнем письме поговорим о том, как выразить в деловом письме благодарность по самым разным поводам.

Запоминайте десять решающих “thank you” – фраз на все случаи жизни, умелое использование которых в деловой переписке поможет открыть двери в мир успешного делового сотрудничества.

Хотелось бы отметить, что первые пять фраз употребляются в начале письма – это настроит вашего адресата на позитив, и он с другим настроением прочтет письмо, тогда как следующие пять фраз больше подходят для завершения письма.  Но все они заставят получателя письма почувствовать, что вы его уважаете и цените его усилия, что очень важно, особенно если вы ждете от него содействия.

10 фраз для выражения благодарности в деловом письме

1. Thank you for contacting us

2. Thank you for the information

Если вы попросите кого-либо в письме предоставить определенную информацию, а он, в свою очередь, потратит время и усилия, чтобы направить ее вам, обязательно воспользуйтесь данной фразой, чтобы показать, что вы очень цените то, что для вас сделали. И опять же, можно дополнить фразу предлогами “regarding” или “about”, чтобы ваша благодарность была более конкретной, например:  “Thank you for the information about the your sellable items – благодарю за информацию о наиболее продаваемых товарах”.

3. Thank you for your prompt reply

Когда клиент или коллега отвечает на ваше предыдущее письмо в короткий срок, не заставляя вас ждать, выразите свою благодарность подобной фразой.  Если же ответ не был быстрым, просто удалите слово “prompt” и фраза опять будет идеальной. Можно также написать “Thank you for getting back to me.”

4. Thank you for all your assistance

Если кто-то буквально из кожи вот вылез, чтобы помочь вам, это нельзя не отметить в письме!  Чтобы выразить особую благодарность за определенные услуги, нужно будет несколько дополнить эту фразу, например, вот так: “I really appreciate your help in settling this problem – я очень ценю вашу помощь в урегулировании данной проблемы.”

5. Thank you for raising your concerns

Даже если клиент или коллега выражает тревогу или участие в отношении вашей работы, все равно поблагодарите его за это. Это даст понять, что вы цените его участие и серьезно отнесетесь к его тревогам, советам или претензиям. Альтернативно, можно использовать современную фразу “Thank you for your feedback.”

6. Thank you for your kind cooperation

Если вы благодарите за сотрудничество, используйте эту фразу, а если вы заранее благодарите за предстоящее сотрудничество добавьте “in advance” чтобы получилось следующее предложение “Thank you in advance for your cooperation.”

7. Thank you for your attention to this matter

Аналогично предыдущей фразе данное предложение подразумевает, что вы благодарны адресату за его дальнейшее содействие. Данное выражение также показывает, что ваша просьба важна, и что получатель должен уделить ей особое внимание.

8. Thank you for your understanding

Данным предложением вы не поздравляете получателя за то, что он понял слова, написанные вами. Мы используем подобное предложение, чтобы заранее сказать “Thank you”, если совершили что-то или попросили о чем-то, что может вызвать неудобство у читателя.

9. Thank you for your consideration

Если вы обращаетесь с просьбой или просите предоставить вам шанс сделать что-то, например, подаете заявку на новую работу, данная фраза будет как раз кстати, чтобы завершить ею свое письмо.

10. Thank you again for everything you’ve done

Это предложение, используемое в самом конце письма, немного отличается от всех предыдущих. Напишите его, если вы уже поблагодарили адресата в самом начале письма, но за его помощь и приложенные усилия, хотели бы еще раз выразить свою благодарность.

Теперь вы знаете, как сказать “thank you” в деловых письмах на английском, и теперь вы можете быть вежливым и учтивым в любой ситуации.