С уважением в письме по английски

Наконец вам нужно попрощаться. В деловых письмах нельзя просто отправить Bye! (Пока!) или See you later! (Увидимся позже!). Вот несколько вариантов, как закончить формальное и неформальное письмо.

Пишем основную часть делового емейла

В теле письма введите собеседника в курс дела и опишите свою проблему, запрос или предложение. Ниже я привела конкретные ситуации и примеры фраз, которые можно использовать для деловой переписки.

В английском, как и в русском, после приветствия можно поставить запятую, однако это необязательно. Восклицательный знак ставить не следует — это придаёт письму чрезмерную эмоциональность.

Как начать деловой емейл

Начало письма значит больше, чем вы думаете. Например, в емейлах при отклике на вакансию неправильное приветствие может выставить вас в плохом свете или даже стоить вам собеседования. Чтобы не показаться некомпетентным, используйте проверенные способы начать письмо.

Казалось бы, простая задача — написать электронное письмо, подписать и отправить. Однако иногда сложно выбрать фразу, чтобы завершить email на английском. Вы можете раздумывать: достаточно ли официально, если я пишу коллеге, а не слишком ли формально, когда я общаюсь с другом. Чтобы у вас не возникало сомнений, мы собрали полезные выражения для завершения письма в разных ситуациях.

Если вам нужно попросить о чём-либо собеседника, используйте модальные глаголы.

Сообщаем цель письма

Расскажите, почему вы пишете это письмо.

Когда вы хотите выразить своё недовольство к ситуации или подать жалобу, также старайтесь избегать слов с лишним эмоциональным окрасом.

Подробно опишите проблему и предоставьте детали, чтобы адресат быстрее сориентировался и смог предоставить вам достойный ответ.

Самое распространённое прощание в деловой среде. Подойдёт для писем заказчикам и клиентам.

Формальное прощание в американском варианте, которое всегда будет к месту.

Прощание в британском английском, которое используют в письмах, когда собеседники знакомы лично.

Ещё одно британское прощание для писем собеседнику, с которым не знакомы лично.

Менее формальные прощания, чем Best regards. Подойдут, если вы уже давно знаете собеседника.

Можно использовать в письмах коллегам, которых хорошо знаете. Подходит также брендам, у которых дружелюбный неформальный стиль общения.

Обращайте внимание, в какое время вы отправляете емейл, и помните о часовых поясах, если переписываетесь с человеком из другой страны.

Если вы по какой-либо причине слишком долго отвечали на письмо, не акцентируйте внимание на этой задержке, а поблагодарите собеседника за ожидание.

❌ Sorry for the late response. — Извините за поздний ответ.

✅ Thanks for your patience while I waded through my inbox. — Спасибо, что проявили терпение, пока я разбирал папку со входящими письмами.

Основная часть

Во втором-третьем абзаце опишите суть вашего письма. Старайтесь быть лаконичными: если вам хватит одного абзаца, чтобы изложить основную мысль, не добавляйте к письму еще один «для солидности». Само содержание основной части делового письма зависит от ваших целей: откликаетесь ли вы на вакансию, подаете ли вы жалобу или заявление об увольнении или же предлагаете товар или услугу клиенту.

Кстати, именно в «теле» письма стоит сообщать о плохих новостях вашему адресату. Наиболее «гуманные» способы сделать это по-английски:

Как не стоит начинать письмо

❌ Hey, Mark! Hiya! Aloha! — Эй, Марк! Здорово! Алоха!

Оставьте это для своих друзей и близких коллег. В деловой переписке это приветствие выглядит чересчур неформальным и даже может показаться неуважительным.

❌ To whom it may concern, — Уважаемые дамы и господа, (досл. Всем, кого это касается)

Когда-то с этой фразы начинали письма, если не знали адресата. Теперь это выражение устарело. Не ленитесь и разузнайте информацию. Если пишете HR-менеджеру или кому-то конкретно в компании, постарайтесь найти имя этого человека: погуглите, загляните на сайт. Если не получается, напишите в приветствии:

✅ Dear Hiring Manager, — Уважаемый HR-менеджер,

✅ Dear LinguaTrip Team, — Дорогая команда LinguaTrip,

В Кремниевой долине особая атмосфера: все расслаблены, дружелюбны и не заморачиваются длинными формальными фразами. Знакомишься с человеком и с ходу обращаешься к нему: «Hi Mark. Nice to meet you». Даже если пишете важное письмо в инвестфонд, можно смело использовать Hi, а не начинать его с Dear Sir/Madam. Но всё зависит от индустрии и культуры.

Привет! Меня зовут Марина Могилко, я кофаундер LinguaTrip.com. Живу и работаю в США больше пяти лет. За эти годы я отправила тысячи деловых писем на английском инвесторам, предпринимателям и другим интересным людям, поэтому успела набить в этом деле руку. В статье хочу поделиться списком из 82 фраз, которые ускорят процесс написания емейлов и помогут избежать ошибок.

Ведение деловой переписки на английском — важный навык, который придётся освоить, если вы работаете в иностранной компании или общаетесь с зарубежными партнёрами. Пригодится этот навык и при поступлении в зарубежный университет.

Большинство деловых писем пишут по шаблону. Не нужно бояться использовать клише и стандартные фразы — это признак хорошего тона, уважения к адресату и достойного образования.

В деловых письмах желательно соблюдать структуру:

Что именно писать в каждом из разделов, расскажу далее.

Я учила английский с детства, но подлинный интерес пришел только в зрелом возрасте

Уже в университете я стала активно пользоваться языком: читать статьи на английском, смотреть фильмы и сериалы с субтитрами и без, общаться с иностранцами в поездках и писать письма, не полагаясь на «Гугл-переводчик».

В переписке на английском я особенно набила руку: одно время я вела блог в «Инстаграме» на тему путешествий и фотографии и часто писала с предложениями о сотрудничестве в иностранные инстаграм-сообщества.

Еще мне доводилось уточнять организационные моменты по деловым встречам и решать вопросы по оплате от фотобанков: я продаю снимки через фотостоки.

Если общаться с администратором инстаграм-страницы можно и в разговорном стиле, то писать электронные письма по деловым вопросам приходится формально, по правилам. Чтобы было легче, я научилась соблюдать определенную структуру письма и выучила стандартные обороты для формальной переписки.

После приветствия вам нужно представиться или напомнить адресату, кто вы, если вы общались ранее. Даже если в графе «От кого» указаны ваши имя и фамилия, вашему собеседнику это может ни о чём не говорить.

Если вы уже ведёте переписку и хотите поблагодарить собеседника за предыдущие письма:

Спасибо, что связались со службой поддержки Google. Надеемся, мы решили вашу проблему и вы остались довольны.Пожалуйста, найдите несколько минут и пройдите короткий опрос ниже про ваш опыт использования наших продуктов, чтобы мы могли улучшить наш сервис.

А если вы ранее созванивались или встречались с собеседником, пригодятся следующие фразы:

Спасибо, что нашёл время для встречи со мной сегодня. Я почерпнул много из твоих предложений. Я получил удовольствие от нашей встречи и надеюсь увидеться вновь.

Общие советы

В первом абзаце вы должны сообщить о цели делового письма, чтобы получатель сразу понимал, о чем пойдет речь в основной части. Используйте следующие фразы-клише во вступлении:

Для ответных писем:

Для выражения благодарности:

Для формулировки общей цели:

Для обращения с просьбой:

Для сопроводительных писем:

Как подписать письмо на английском? Какой вариант не будет звучать странно? Мы выбрали 7 самых актуальных в 2020 году подписей на любой вкус — от неформальных до официальных. В конце статьи — бонус: покажем 4 варианта, как подписываться не стоит.

Так приятно получать комплименты — и сразу хочется ответить тем же человеку, который их сделал. Доброта стала особенно важна в современных реалиях, поэтому не бойтесь заканчивать сообщения уверением собеседника в его крутости.

Но имейте в виду: так прощаться можно только при очень неформальном общении. Для деловых писем лучше выберите более формальную подпись.

Универсальный вариант. Придает сообщению дружелюбный тон и в то же время не звучит фамильярно. Письмо с такой подписью можно отправить одногруппнику, родственнику, другу или просто хорошему приятелю. Попрощаться так можно и в переписке с коллегой или бизнес-партнером, но только если они не выше вас по должности.

Настоящая классика деловых прощаний. Показывает благосклонное отношение к получателю без заискивания и звучит искренне. Если сомневаетесь в выборе, используйте именно этот вариант.

Посмотрите, как эти прощания работают в реальных письмах, на нашем бесплатном имейл-курсе. Вы научитесь писать разные виды писем, от офферов до автоматических ответов на случай отпуска.

Новый email-курс «Английский для деловой переписки»

Бесплатно для подписчиков Skyeng Magazine

Образцы писем и подробный разбор примеров с известными компаниями каждый день в вашей почте

Скоро на имейл вам придет письмо с инструкцией. А пока запишитесь на бесплатное онлайн-занятие с преподавателем и получите в подарок еще 2 урока.

Скоро на имейл вам придет письмо с инструкцией. А в течение часа мы позвоним и подберем удобное время занятия. Продуктивного дня 🙂

Ой, произошла ошибка обработки. Попробуйте еще раз чуть позднее.

Ой, произошла ошибка обработки. Скорее всего, такой имейл или телефон уже зарегистрирован.

Формальный вариант, которым лучше заканчивать письма, в которых вы о чем-то просите. Хорошо подходит для сопроводительных писем и нетворкинга. Вы напоминаете получателю, что нужно ответить на письмо, но не нарушаете рамок этикета. А самое главное — собеседнику не покажется, что вы чересчур напористы или желаете его разжалобить.

Кстати, многие носители английского пишут «I appreciate you getting back to me», с you вместо your. Это чуть менее правильный с точки зрения грамматики вариант, зато он звучит более человечно.

Смело берите в оборот для деловой переписки, если ваше сообщение не требует срочного ответа. Такая подпись демонстрирует собеседнику, что вы уважаете его рабочий график. Плюс такая фраза придает доброжелательный тон самому сухому официальному письму — а ведь немного положительных эмоций не помешает даже в бизнес-коммуникациях.

Носители языка считают данную подпись чересчур формальной — ее используют гораздо реже, чем наше «С уважением». Подписываться так уместно в переписке с государственными служащими или высшим руководством.

Давайте начистоту: мы все устали от этого года. К чему лишний раз напоминать друг другу о его сложностях в переписке? Проявлять эмпатию и сопереживание — хороший тон в новой реальности, но попытка сделать это с помощью такой подписи может иметь обратный эффект. Рискуете не только напомнить получателю о печальных реалиях пандемии, но и о его личном негативном опыте.

Такая подпись — не только настоящее табу в деловой переписке, но и не самый лучший вариант для неформальных сообщений. Как правило, так заканчивают письма британцы и австралийцы, для остальных носителей языка подобное прощание будет звучать чересчур претенциозно.

Еще эту фразу часто используют вместо тоста за праздничным столом. Поэтому если не приглашаете собеседника выпить, лучше замените на более общеупотребительный вариант.

Если совсем никак не подписать письмо, покажется, что оно резко обрывается. К тому же это может показаться грубым. Никто не ожидает от вас пространных заключений: будьте кратки, но доброжелательны — вот залог хорошей переписки в 2020 году.

Если это официальное письмо на английском

Используя дружелюбный, вежливый и профессиональный тон, а иногда еще и с четким призывом к действию, вы имеете все шансы получить желаемый ответ. В профессиональной сфере можно использовать фразы для завершения email:

У последнего выражения может быть несколько вариантов продолжения. Тот, кто пишет письмо, может с нетерпением ожидать:

Что касается официального стиля, то помимо правильно выбранной фразы, необходимо соблюсти и еще некоторые правила для завершения письма.

Последняя строка вашего электронного письма должна не только выражать благодарность получателю за то, что он прочитал ваше сообщение, но также включать призыв к действию или заявление, которое либо побудит получателя ответить, либо покажет, что вы ожидаете ответа. Также необходимо указать ваши полные имя и фамилию и должность (в подходящих ситуациях). Кроме того, если вы ждете обратной реакции на ваше письмо, укажите дополнительные контакты для связи, кроме адреса email, например, контактный телефон.

Вот как может выглядеть завершение электронного письма на английском:

Thank you for considering me for this position. Looking forward to hearing from you!

Спасибо, что рассмотрели меня на эту должность. С нетерпением жду Вашего ответа!

Структура письма

В электронных письмах на английском структура текста состоит из нескольких частей:

Эти блоки разделяются пустотами: так собеседнику проще ориентироваться в письме и находить в нем нужную информацию.

Если решитесь написать сообщение на английском сплошным текстом, для собеседника это будет неудобно, а в отдельных случаях может показаться невежливым и фамильярным: в русскоязычных письмах большие блоки текста обычно не производят такого эффекта.

Слева — пример письма на английском языке с четкой структурой. Справа — письмо на русском сплошным текстом: такой формат обычно никого не смущает

Договариваемся о планах

Из-за непредвиденных обстоятельств я вынужден отменить нашу встречу, назначенную на четверг. Прошу прощения за предупреждение в последний момент и за возможные неудобства. Буду счастлив назначить другую встречу в удобное для всех время.

Проверьте, знаете ли вы 100 главных английских слов

В конце любого обращения ставится запятая, несмотря на то, что следом письмо начинается с заглавной буквы. Обращение отделяется от дальнейшего текста отступом. Восклицательный знак в конце обращения не ставят, от него оно приобретает эмоциональную окраску, становится похоже на повышение голоса.

Формально. Если чувствуете, что нужно написать формально — письмо по работе, учебе, чиновнику или предпринимателю — воспользуйтесь обращениями ниже:

Dear Mr, Mrs, Ms + фамилия того, к кому вы обращаетесь — самый формальный вариант;

Dear + имя — менее формальный вариант, допустим в общении с коллегой, равным партнером;

Mx — гендерно-нейтральная форма обращения, читается как «микс»;

Dear Sir or Madam — можно написать так, если не знаете, кому пишете;

To Whom It May Concern — «для того, к кому это может относиться», это уместное обращение, если вы не знаете, к кому обращаетесь, или если обращаетесь к организации.

Также допустим вариант Dear имя + фамилия, особенно если вам еще не удалось узнать пол собеседника.

Допустимые варианты обращений для формального (слева) и менее формального письма

Допустимые варианты обращений для формального письма

Допустимые варианты обращений для менее формального письма

Неформально. В неформальном стиле принято переписываться с друзьями, в социальных сетях, мессенджерах. Стандартное обращение — Hello, Hi, Hey + имя.

Если вы иногда терялись и не знали, незнакомцу в соцсети, хотя имя и так видно — по моему опыту вежливее представиться.

Так можно написать более-менее знакомому человеку

Приветствие

Всегда начинайте письмо с обращения к отправителю. Форма приветствия зависит от того, насколько хорошо вы знаете вашего адресата, однако в бизнес-переписке все же лучше соблюдать деловой тон. Варианты обращений на английском могут быть следующими:

Обратите внимание на знаки препинания в обращении. Так, в британском английском в деловых письмах после «Mr»/«Mrs»/«Ms» не ставится точка, а само обращение отделяется запятой:

В американском английском после «Mr»/«Mrs»/«Ms» ставится точка, а в конце обращения — двоеточие:

Если обращаетесь к одному человеку

Формально (к боссу, заказчику, клиенту, партнёру):

Неформально (к коллегам):

Чтобы показать своё уважение и почтение к адресату, используйте формальные приветствия Dear + фамилия. Когда пишете женщине, используйте обращение Ms (Мисс), если не знаете, замужем она или нет.

Когда пол получателя неизвестен или имя сложное (например, человек другой национальности, и неясно, где имя, а где фамилия), обращайтесь к нему по полному имени:

Если письмо менее формальное, используйте конструкцию Hi/Hello + имя. Это просто, дружелюбно и прямо. Знать имя собеседника важно: люди ценят, когда вы обращаетесь к ним по имени, это показывает, что вы разговариваете напрямую с ними. Если начинать письмо с простого Hello, у адресата может сложиться впечатление, что вы отправляете один и тот же емейл нескольким людям.

Адрес получателя

Адрес того, кому вы направляете письмо, пишется в крайнем верхнем углу слева, на одной строке с датой или ниже нее. Если получатель находится в Великобритании, соблюдайте следующий формат адреса на английском:

Если реципиент работает в США, его адрес указывается через две строки после адреса отправителя или даты письма, если вы пишете свой адрес в конце. Для американцев формат адреса почти идентичен британскому варианту, однако между городом и индексом указывается название штата в виде сокращения из двух заглавных букв. Список используемых в письмах сокращений можно найти здесь.

Что почитать о деловой переписке

Твиттер-аккаунт Internal Tech Emails со скриншотами переписки известных предпринимателей вроде Стива Джобса и Билла Гейтса. Пригодится для пополнения словарного запаса.

«Новые правила деловой переписки», Максим Ильяхов и Людмила Сарычева. В книге описано, как вести деловые переписки четко и без воды. Книга о русском языке, но основные правила можно применять и в переписке на английском.

«Переписка с деловым партнером на английском языке: учебное пособие», Ольга Мазурина. Учебное пособие, в котором собраны примеры деловых писем на английском и русском языках. В пособии объясняются правила составления деловых писем, нормы ведения деловой переписки.

«Проще говоря», Джей Салливан. Эта книга поможет правильно подавать информацию и заинтересовать собеседника.

Обращаемся за уточнениями и разъяснениями

Не бойтесь переспрашивать, если вам что-то показалось непонятным. Лучше уточнить, чем, не разобравшись, допустить ошибку.

Дата

Когда указываете дату в деловом письме, не забывайте про особенности британского и американского формата. Жители Великобритании, как и мы, вначале ставят число, а затем месяц и год, а вот американцы — наоборот: сперва месяц, а потом число и год. Мы уже разбирали в одной из статей общие правила написания дат в письмах.

Как правило, дата пишется в правом верхнем углу письма под адресом получателя, но может быть и слева. Пример написания даты в британском формате:

А вот пример написания даты по-американски:

Сообщаем хорошие новости

В деловой переписке лучше избегать эмоционального окраса, даже когда сообщаете хорошие новости. Обойдитесь без кучи восклицательных знаковов и смайликов.

С уважением — перевод на английский

Having said that, in order to protect all that’s important to you, surely you have to treat those around you

Director, I am reluctant to rely on the assistance of any alien.

Captain, may I remind the captain what has happened.

We request that you take us to Eden.

Sergeant Seymour Skinner.

Pansy Milbank. «

Alex Rover. «

Nim, Jack’s research associate.

But my discovery will ensure that the galaxy remembers us

I am told this is how you greet one another

Señor Ortega. You’ve me with your confidence. I feel I owe you the same sincerity.

I have the honor to remain, etc.

Mr. Johannson treats me

But your father didn’t kill Generys, only buried her with compassion and

Here you’ll be treated

What I want is for you to treat Sergeant Daums with the dignity he deserves.

Show some respect.

Show some respect both to my age and my work, whose boundaries you couldn’t even imagine.

— Show some respect, huh, mister.

Would you be so kind as to show some respect!

Show some respect for the dead.

They’ve us all right so far.

The Germans would have us better.

you shall not others without respect.

We all of our subjects with dignity.

I want you to say that you are sorry For what you did, For not me

С уважениемwith dignity and respect

All we ask is to be treated with dignity and respect.

Because he’s a fellow human being who deserves to be treated with dignity and respect.

You’ll be treated with dignity and respect.

Treat her with respect and dignity, even if you don’t love her.

Отправить комментарий

Когда вы отправляете электронное письмо другу, хорошему знакомому или достаточно близкому коллеге, то завершающая фраза в письме нужна, но она не требует такого пристального внимания, как в официальной корреспонденции.

Итак, в дружеской переписке вы смело можете воспользоваться выражениями:

Не все их можно перевести дословно, но мы передали общий смысл, чтобы вам было понятнее, когда какое выражение выбрать.

Адрес отправителя

Если вы используете британский английский, пишите свой адрес в верхнем правом углу письма. А вот в США местожительство адресанта принято указывать в верхнем левом углу (над датой). Представляться по имени и фамилии здесь не нужно: для этого существует подпись в конце.

Если пишете из России, соблюдайте традиционный формат написания адреса и пользуйтесь транслитерацией, например:

О том, как правильно записать местожительство адресатов из США и Великобритании, читайте чуть ниже.

В деловой переписке сразу переходят к сути письма. Невежливо заваливать собеседника ненужной информацией о своей жизни или новостями, которые не относятся к делу.

В первом абзаце обычно обозначают, с какой целью пишется письмо, а во втором и последующих — детали и дополнительные моменты. В зависимости от смысла примеры ниже подойдут как для описания сути письма, так и для описания деталей.

Два письма с одной сутью, но в разных стилях — формальном и неформальном

А это пример неформального письма

Когда нужно представиться. Фразы в таблице подходят, когда вы пишете впервые и сначала необходимо познакомиться.

Фразы для знакомства

I am writing to introduce myself (формально)

Я пишу, чтобы представиться

I am writing to introduce myself. My name is Ken Adams. I am an IT specialist in company X — Я пишу, чтобы представиться. Меня зовут Кен Адамс. Я  в компании X

I am Ken Adams from X company — Я Кен Адамс из компании Х

It was a pleasure meeting you on conference last week — Было приятно встретить вас на конференции на прошлой неделе

This is John Smith — new IT specialist in company X — Это Джон Смит, новый компании Х

Let me introduce myself. My name is John Smith — Позвольте представиться, меня зовут Джон Смит

С чего начать смысловую часть. Фразы ниже подходят, чтобы сообщить информацию, уточнить детали, написать предложение. Некоторые выражения в зависимости от контекста могут быть использованы как в деловом письме, так и в повседневном общении.

С какой фразы перейти к сути письма

I kindly inform you are hired — Я любезно сообщаю, что вы приняты на работу

I regret to inform you that tomorrow is a holiday and the shop will be closed — Я с сожалением сообщаю, что завтра выходной и магазин будет закрыт

Kindly advise if you will be on time for the appointment — Пожалуйста, сообщите, вы вовремя на встрече

I am writing in reference to collaboration with brand ABC on a new product — Я пишу относительно сотрудничества с брендом ABC над новым продуктом

Regarding your request for a room number on the ground floor we will see what we can do for you — Касательно вашего запроса по поводу номера на первом этаже: мы посмотрим, что можем сделать для вас

I am interested in working with you as a photographer — Мне интересно поработать с вами как с фотографом

Уточняющие фразы. Следующие фразы будут уместны, чтобы задать дополнительные вопросы, показать заинтересованность в сотрудничестве, сообщить , указать, что будете ждать ответа — уже после того, как вы сообщили, зачем написали.

С какой фразы уточнить детали

Would it be fine if I meet you? — удобно, если я встречу тебя? (неформально)

I just wanted to update you on the photoshoot we are having on Sunday — Я просто хотел сообщить о фотосессии, которая планируется в воскресенье

Please find attached the itinerary — Пожалуйста, посмотрите маршрут во вложении

Please find attached some of my suggestions as to the list of themes — Прилагаю свои предложения по списку тем (формально)

Please find attached my photos — Пожалуйста, посмотри мои фотографии во вложении (неформально)

Фразы для извинений. Если в письме нужно попросить прощения, помогут следующие фразы.

С какой фразы начать извинение

I am writing to offer my apologize for any inconvenience — Я пишу, чтобы выразить свои извинения за причиненные неудобства

I would like to apologize for delayed delivery of cargo — Приношу извинения за задержку поставки груза

Please accept my sincere apologies for any inconvenience — Пожалуйста, примите мои искренние извинения за причиненные неудобства

We regret any inconvenience caused by flight delay — Мы сожалеем о причиненных неудобствах, вызванных по причине задержки рейса

I am sorry for misunderstanding — Извините за недопонимание

Please sorry for our mistakes — Пожалуйста, извините за наши ошибки

I owe you an apology (неформально)

Я должен перед вами извиниться

Фразы для высказывания недовольства. Эти фразы пригодятся, чтобы подать жалобу, указать на ошибки и недочеты, прийти к компромиссу.

Как показать недовольство

I am writing to complain about the employees of your company — Я пишу, чтобы пожаловаться на сотрудников вашей компании

I suggest finding a solution that works on both sides (формально)

Предлагаю найти решение, которое подойдет обеим сторонам

I assume we can sort this matter out amicably (формально)

We would like to express our dissatisfaction with new equipment — Мы выражаем свое недовольство касательного нового оборудования

I feel we deserve moral compensation — Полагаю, мы заслужили моральную компенсацию

I am afraid I am not happy with material quality — Боюсь, что мне не нравится качество материала

Фразы для высказывания положительных эмоций. Фразы ниже подойдут для одобрения собеседника: с их помощью можно показать, что вы согласны с его высказыванием или предложением.

Как показать радость

We are pleased to announce that transaction has completed successfully — Мы рады сообщить, что сделка успешно завершена

You will be pleased to learn that we are opening a new store — Вам будет приятно узнать, что мы открываем новый магазин

I take pleasure in conveying greetings to you from the colleagues — С удовольствием передаю вам привет от коллег

I am happy to announce you are accepted — Я рад сообщить, что вы приняты

Фразы для просьбы или запроса. Подобные фразы необходимы, чтобы попросить собеседника об услуге или о  еще.

Как попросить

Would you kindly send us the review of the literature — Будьте любезны отправить нам обзор на литературу

We shall appreciate your cooperation in this matter (формально)

Мы будем благодарны за содействие в данном вопросе

We would appreciate it if you would bring the present letter to the attention of the prosecutor’s office — Мы  признательны, если вы доведете настоящее письмо до сведения прокуратуры

Please do your best to bring this a fast positive end (полуформально)

Пожалуйста, сделайте все возможное, чтобы прийти к положительному решению проблемы

Could you do me a favor? (неформально)

Не  вы сделать мне одолжение?

Фразы для того, чтобы предложить. Помогут написать предложение о сотрудничестве, помощи, рассказать о проекте, показать, что вы довольны сотрудничеством.

Призывы к действию

Пожалуйста, не стесняйтесь попросить о дополнительной помощи

Let us know whether you would like to remain till Monday — Сообщите нам, вы остаться до понедельника

I am sending a response to vacancy of engineer — Я отправляю отклик на вакансию инженера

We look forward to doing business with you again (неформально)

С нетерпением ждем продолжения работы с вами

Примеры писем

Чтобы закрепить полученные знания, рассмотрим пример самого распространенного делового письма на английском — сопроводительного при поиске работы:

Теперь вам известны основные аспекты и правила написания деловых писем на английском языке. Не забывайте: ничто так не закрепляет знания, как практика! Поэтому смело применяйте приемы составления деловых писем, если будете искать работу в иностранной компании или продвигать свои услуги за рубежом.

В качестве бонуса — наша подборка фразовых глаголов, которые пригодятся в деловом общении:

Как закончить деловой емейл

Предлагаем собеседнику обратиться за дополнительной информацией:

Когда нужна обратная связь от собеседника:

Когда вы хотите, чтобы адресат присылал вам обновления по проекту/задаче:

Иногда адресата нужно поторопить, потому что дедлайн уже скоро или вовсе прошёл, а ответ запаздывает. Тогда напишите:

Тон у этой фразы серьёзный, поэтому учитывайте контекст, чтобы не показаться сердитым без причины.

Будьте осторожны с этими фразами:

❗ Thanks in advance. — Спасибо заранее.

❗ Looking forward to hearing from you. — Жду вашего ответа.

Они выглядят приветливо и вежливо, но есть подвох — их можно истолковать как «я ожидаю от вас, что вы это выполните» и «не вздумайте оставить сообщение без ответа», то есть как проявление пассивной агрессии. Если не уверены, что эти фразы поймут правильно, используйте призыв к действию:

✅ Would you please let me know if you’ll be able to do so? — Дадите мне, пожалуйста, знать, сможете ли вы это выполнить?

✅ Please let me know if that’s okay/ if that is acceptable to you. — Пожалуйста, дайте знать, если вас это устраивает.

Для нейтральной переписки

Такие фразы могут пригодиться, например, если вы уже работаете в компании и отправляете письмо коллегам. Это ваши знакомые, вас связывают с ними определенные отношения, но все же они не близкие друзья. Обратите внимание на следующие выражения для завершения электронного письма:

Вы никогда не ошибетесь, используя выражение, начинающееся с Regards в конце письма. Оно и не слишком формальное, и не слишком разговорное. Когда вы сомневаетесь, что уместно в конкретном случае, смело используйте именно его. Второй по частоте вариант — Best. Он звучит немного мягче и теплее, чем Regards, но также уместен практически в любой ситуации благодаря своей нейтральности.

Пишите письма правильно и будьте взаимовежливы!

Sincerely yours, EnglishPapa!

Если обращаетесь к группе лиц

У каждого типа деловых писем существуют свои особенности, но их все объединяет четкая структура:

Поговорим подробнее про каждый из элементов делового письма.

Занимайтесь английским бесплатно!Выполняйте интерактивные упражнения и прокачивайте языковые навыки

Прикрепляем вложение и даём ссылки на документы

Когда необходимо отправить вложения или дополнительную информацию, запомните несколько примеров того, как это сделать:

Привет, Генри. Прикрепляю цены на пакеты фото по вашему запросу!

Сообщаем плохие новости

Сообщать плохие новости по электронной почте всегда непросто. Но иногда нужно написать отказ или принять решение не в пользу собеседника, и об этом ему нужно вежливо сообщить.

После этих фраз обязательно объясните причину отказа. Например:

А если вы хотите написать менее формальный отказ и показать, что вы сделали всё возможное, чтобы помочь человеку, используйте следующие фразы:

Спасибо за ваш недавний отклик и за проявленный интерес к карьерным возможностям в команде The Team. Жаль, что мы не можем сообщить новости получше, но после тщательного изучения вашего резюме мы решили продолжить работу с другими кандидатами, чей опыт лучше соответствует требованиям этой должности. Мы желаем вам удачи в поиске работы и в ваших профессиональных начинаниях.

Как нельзя прощаться

❌ Love. Hugs. XOXO. — С любовью. Обнимаю. Целую.

Оставь эти прощания для семьи и близких друзей. Они достаточно неформальны и не подходят для деловой переписки.

❌ Thx. Rgrds. — Спасибо. C уважением.

Это формат для мессенджеров, а не для емейлов. Деловая переписка не любит сокращений. Исключения — аббревиатуры вроде ASAP (As soon as possible — Как можно скорее) и FYI (For your information — К вашему сведению).

Меня зовут Майлс Мёрфи. Я новый директор по маркетингу в XYZ в Нью-Йорке. Рад работать с вами. Планирую двухдневный визит в октябре, чтобы встретиться с вами и всей командой в Токио. Когда вам будет удобно? Вот мои свободные даты: 1–2 октября, 8–9 октября, 13–14 октября. Повод: 1. Финализировать февральский выход XYZ Mobile в Японии. 2. Подготовить локализацию на японский. 3. Договориться о рекламных кампаниях в интернете и на ТВ. Жду вашего ответа.

Если вы выучите фразы выше, сможете составлять деловые письма как конструктор и сведёте к минимуму количество неловких моментов, в которые вам придётся краснеть, потому что вы написали что-то не то. Но лучше не просто заучивать фразы, а подтягивать общий уровень владения языком. Так вы сможете сами писать просто, понятно, по делу и с собственными формулировками.

Апдейт по статусу проекта или задачи

Боссы и вышестоящее руководство часто просят держать их в курсе дела и с определённой периодичностью сообщать новости по задаче или проекту. Вот полезные фразы, чтобы отчитаться:

Подпись

Наиболее формальные варианты подписей:

Менее официозные прощания в деловых письмах:

Самые неформальные подписи:

После того как вы выбрали уместный для вас вариант прощания, оставьте пустое место, чтобы подписать письмо от руки. Далее укажите ваши данные в следующем порядке:

Заключение

Последний абзац вашего письма может включать ссылки на приложения, а также просьбу о действии. Это могут быть напоминания, предложения о помощи и пожелания дальнейшего общения. В заключительной части письма можете использовать следующие фразы:

Для вложений (файлы, фото/видео):

Для предложения помощи:

Для продолжения общения:

Для срочных вопросов:

Благодарность за письмо

Если вы начинаете диалог, пригодится короткая вежливая фраза после обращения, которая позволит, например, ненавязчиво поинтересоваться о делах собеседника. Такая фраза добавит такта в письмо, расположит собеседника. Будет звучать несколько грубо, если вы начнете письмо без нее. Раньше я сама писала без вводных фраз, и мои письма, как выяснилось, выглядели резкими и невежливыми.

В некоторых случаях приветственная фраза может быть неуместна. Например, вы пишете жалобу, и тут, на мой взгляд, приветственная фраза выглядит как издевка. Также необязательно каждый раз писать приветственную фразу, если вы продолжаете общение.

Если вы отвечаете собеседнику, стоит поблагодарить его за письмо или за информацию. Если вы пишете с предложением о сотрудничестве, сначала поприветствуйте собеседника, затем представьтесь. Несколько вариантов:

Как поприветствовать и поблагодарить собеседника

Trust this email finds you well (формально)

Надеюсь, у вас все хорошо

I hope you are doing well (полуформально)

I trust your week is off to a good start (неформально)

Надеюсь, что ваша неделя началась хорошо

I am glad to connect with you (неформально)

Рад с вами связаться

I appreciate you getting back to me (неформально)

Я ценю, что вы мне написали

Thank you for the details (нейтрально)

Спасибо за детали, подробности

Thank you for the details of the booking — Спасибо за детали бронирования

Thank you for your reply (нейтрально)

Спасибо за ваш ответ

Thank you for your prompt reply — Спасибо за оперативный ответ

Thank you for your cooperation (нейтрально)

Конец письма

Обычно выглядит так:

Завершающая фраза показывает призыв к действию, например надежду на скорый ответ. Они тоже могут быть формальными и неформальными.

Варианты завершающих фраз

I look forward to your reply (формально)

С нетерпением жду ответа

Looking forward to hearing from you (формально)

Надеюсь на скорый ответ

Kindly let me know if anything needs to be amended (формально)

Дайте мне знать, если нужно изменить

Kindly let me know if anything needs to be amended in schedule — Дайте мне знать, если нужно изменить в расписании

Bear with me или us (неформально)

Пожалуйста, отнеситесь к нам (или ко мне) снисходительно

Подпись. Я имею в виду сочетание вроде «С уважением», как часто пишут в деловой переписке на русском языке. На английском свои варианты.

Варианты подписи

Looking forward to hearing from you или to your response (нейтрально)

Yours Sincerely (больше формально)

Kind regards (формально)

Best wishes или warm wishes (не так формально, как best или kind regards)

Имя и контакты. Сначала пишется имя, а затем фамилия. В моем примере ниже можно разглядеть ошибку и так не делать. Можно указывать Mr, Mrs или Ms, но это необязательно.

Также, если вы пишете от лица компании, то после имени и фамилии укажите должность, а затем название компании. Контакты пишутся следующей строкой. В контактах указывают почту, телефон, ник в социальных сетях.

Как видно, я подписалась Akchurina Diana, хотя следовало Diana Akchurina

А это пример подписи от редактора журнала, с которым я сотрудничала